子どもがいる家庭で大変なのが、幼稚園や学校から配られる大量の学校プリント。どのように収納・整理していますか？
多くのママさんがプリント収納・整理術を投稿していますが、自分は父親でありエンジニアです。
そんなエンジニア観点から、学校プリントの収納や整理の管理コストが負担になることが最初からわかっていたので、我が家では収納も整理もしない管理方法を一つの方法として紹介したいと思います。
Contents
結局ごちゃごちゃになる整理・整頓術
自分が小学生だった頃、冷蔵庫には学校プリントが大量に貼られていて、学習机の上にも大量の学校プリント…。
毎回のようにプリントの山から必要な情報を探していたのを覚えています。
整理しろと言わて毎回きれいに整理していました。
結局翌週にはごちゃごちゃになるんです。
でもこれって子どもだけでなく、大人も同じ。
キレイなのは最初だけ
いろんな整理アイデアや収納アイデアは、クリアファイルやバインダーなどを買ってパッとみた感じきれいなんです。でもそれを維持するのは、とてつもない労力。
- 誰のプリントかを分類する
- 分かるように時系列で管理する
- 不要になったプリントを定期的に処分する
- これらの管理方法を家族にも周知する
とくに家族にこれらの管理方法を強いることが難しい。ってか無理ですよね。
キレイになって満足しているでしょ。でも結局来週にはごちゃごちゃになる。
家庭だけじゃないです。企業も同じ。ITとか無縁の中小企業とか紙だらけで誰も何がどこにあるかわかってない。
自分だけがキレイにしても意味がない。それは家庭も企業も同じ。
いくら自分がキレイに管理していても、自分以外はテキトーに使うかもしれません。
旦那が悪いわけじゃない。家庭でも働きアリの法則はどこにでもみられるものです。いや、旦那が働かないってわけじゃない。
そのルールをしっかりと理解し、運用できる人は集団（家庭）の中の一部だけと考えないと。
エンジニアは誰が使っても、ある程度同じように動作する仕組みを考えます。
ってことで、プリントを紙でキレイに整理することは、コスト面も考えて現実的ではないと判断しました。
学校プリントを紙で管理するコストは異常
学校プリントをきれいにファイリングして管理することを否定はしません。
ただ自分は労力にしては得られるメリットが少なすぎると思ったんです。
保管している学校プリントが必要な時ってどんな時でしょうか？
あのイベントには何を持っていかないといけないんだっけ…といった殆どの場合、ちょっとした情報を知りたい時にだけ必要なんです。
ほとんどの学校プリントは不要な情報ばかり。でもその不要な情報を管理しないといけない。
あと、学校プリントから情報情報を探す時は、ほとんどが急いでいる時なので、毎回バッと出して探すから結局ごちゃごちゃになる可能性が高い。
自分がキレイに管理していても、誰かがちょっとでも違うところにプリントを入れると管理ルールが崩壊する。そして誰かが直さないといけない。
ルールを少しでも間違うと崩壊するから厳しいルールがいっぱい、かつ修正する労働コストも莫大。
だから家族に管理ルールを周知するのですが、これまたコストがすごい。。
子どもにルールを覚えさせるのは至難の業。そもそもそれができる家庭は、プリントの管理をする必要がないレベルのご家庭です。
誰もが使える術じゃない
整理できないのは性格の問題だろと言われればそれで終わりだけど、エンジニア的にはそんな考えはない。
さっきも言ったけど、
誰が使っても動作する仕組みを考える。
誰がってもちろん家族ですが、100歳のじーちゃんばーちゃんも使えるのか？0歳児も使えるのか？って言っているわけじゃない。
学校プリントを必要とする人のこと。
- 自分は昔から書類整理は苦手
- 妻は仕事に追われていて冷蔵庫に真っ先に貼るタイプ
- 子どもは「学校プリントはちゃんとパパとママに渡してね！」って言われて渡すことはできる
このレベルの家族が学校プリントを紙で管理するのは、非常に大変。
とにかく管理ルールをシンプルにしないと。
目的を明確したシンプルな方法
学校プリントを管理する目的は何ですか？
必要な情報を得るため
基本的にこれ一つだけだと思います。
これを実現できさえすればどんな方法でもいいということです。
紙で管理しないといけないという決まりはない。
我が家では、IT機器に疎い妻や、まだまだ整理整頓ができない小学生でもできるシンプルな方法で管理することにしました。
データ管理の考え方と同じように関連付け的な考え方に切り替えたら、家でも通用することがわかりました。
1. すべてスキャンする
とにかくすべてスキャンすることにしました。
専用のスキャナーがなくても、カメラで撮影するタイプのスキャナアプリもあります。
外出先などスキャナがない場合や、規格外に大きな書類の場合は、そのアプリで撮影してスキャンしています。
不要になった書類は我が家ではシュレッダーにかけて処分しています。
もちろん、申込書などの提出を伴う書類はシュレッダーにはかけないで、スキャナの近くにおいてあるファイルボックスに放り込んでいます。
小学生には機種によってはスキャンが難しいので、代わりに親がやりますが、機種によっては小学生でもできます。
2. クラウドストレージに保存する
我が家ではスキャンした学校プリントはGoogle Driveに保存しています。
自分、妻のスマホはもちろん、自宅リビングに置いてあるiPadで、書類を確認できるようになっています。
機種によっては、書類を適切なフォルダに自動的に振り分けてくれるものがあります。
ただ一箇所に保存するだけでも十分だと思います。
我が家の場合、基本的に「一時保管」というフォルダにすべてのスキャンデータが保存されるようになっています。
スキャンすることでメリットがいっぱい
スキャンが面倒って言うと思うけど、その人はプリントから必要な情報を探すことや、後々の処分のことを考えていないと思う人だと思います。
紙で管理する場合にはできなかったことができます。
キーワード検索で探せる
すべてスキャンする一番の理由はこれです。
「あのプリントどこにしまったの。。」がなくなります。
Google DriveにOCR機能（文字起こし的な機能）を使ってアップロードすることで、プリント内の文字もキーワード検索の対象文字列として認識してくれるので、「予防接種」や「発表会」といったキーワードでもプリント内にありそうなキーワードで検索することができます。
「あー、発表会の衣装って何を用意しないといけないんだっけ。。」
となっても、「発表会 衣装」とか検索すればだいたいプリントが見つかります。
家族みんなが目を通す
目を通すというとちょっと大げさですが、子どもたちがどんな学校プリントをもらってきたのか気が付けるというものです。
これはクラウドサービスによると思いますが、Google Driveの場合は新規アップロードを通知する機能がないので、自分でIFTTTを使って家族のLINEグループに新しくファイルが保存されたことを通知するようにしています。
こうすることで、タイトルから何がスキャンされたかが分かります。
子どもがどんな学校プリントをもらってきたか、誰がスキャンしても通知がくるので自分も妻も把握できるようになります。
- 「そんなプリントみたことないよ！」
- 「子どものことぐらいちゃんと知ろうとして！」
といったやり取りしたことないですか？
でもね、子どもから預かったプリントを、すぐにファイリングしたら相手は知りたくてもプリントが存在することに気づくことすらできないです。
スマホに通知がくれば、スキャンされたプリントのファイル名を見るだけでも、「あ、そろそろ運動会か」とか気づくことができるわけです。
ちなみに通知でちゃんと保存されたと判断して、シュレッダーをかけると安全です。
いつでも印刷できる
基本的にGoogle Driveに保存されているので、学校プリントを失くすということがないです。
バックアップとしての役割にもなっています。
申込書などの提出義務があるものは前述の通り、シュレッダーにはかけないのですが、失くなってしまう可能性は0ではない。
万が一なくなってしまってもGoogle Driveに保存されているので、最悪そのままGoogle Driveアプリからセブンイレブンマルチプリントアプリへ投げ込むことで、セブンイレブンで印刷できるので安心。
また、Google Driveに保存されているので、家に申込用紙があったとしても提出日が今日で、急ぎで提出しないといけないといった場合でも、わざわざ自宅に帰らなくてもコンビニに行って印刷できるので、ストレスが少ないです。
ちなみに家にはプリンターはないです。
これもそのうち投稿しようと思いますが、自宅プリンターが無駄と判断して5年以上前にコンビニプリントや印刷屋に外注するようにして、家庭用プリンターを置くのをやめました。
学校行事と学校プリントを紐付ける
これはやってもやらなくてもいいけど、やっておくとみんなハッピーになります。
Googleカレンダーには、年に一回配られる年度スケジュールをもとに長女、次女の学校行事をすべて登録してあります。
家族のスケジュールをGoogleカレンダーで管理するようになってから、もう5年くらいになりますが、良いことしかないのでこれも別の記事でそのうち投稿します。
Googleカレンダーに登録してあるイベントに、Google Driveに保存済みの学校プリントを添付しています。
保護者宛にプリントが配布されている学校行事は必ず添付しています。
こうすることで、わざわざプリントを探さなくても、その日に必要な情報を即座に見つけることができます。
自分がスキャンしたプリントだけでなく、妻がプリントをスキャンすると通知が来ますので、そのタイトルをみて、イベントに紐づけておいたほうが良さそうだな、と判断したプリントだけを自主的に紐付けています。
家族みんながやらなくてもいいけど、自分がやっておくことで、自分だけでなく家族みんなが楽になるので、積極的にイベントとプリントを紐付け作業をしています。
提出期限のある学校プリントの管理
翌日に提出するだけで済む書類であれば関係ないですが、何かを準備してからでないと提出できない書類も存在します。
そんなプリントはGoogleカレンダーに今日から提出期限までのイベント、またはタスクとして登録して、その提出書類を添付しておくと忘れないです。
これもやっておくとハッピーになるだけで、絶対にやらないといけないというわけではないです。
誰の学校プリントか判別できるように分類
これもスキャナに機能として存在すれば使ったほうが便利なものです。
スキャンした時に、長女、次女といった感じで、それぞれプリントを保存するフォルダを自動振り分けしてくれるものがあります。
こうすることで、長女のフォルダから直近に保存した学校プリントだけを探したり、キーワード検索することができるようになるので、より高い精度で素早く検索できるようになります。
ルールは一つだけ
学校プリントの管理ルールをよりシンプルにするために、スキャナ選びは重要です。
我が家では、ドキュメントスキャナを使っています。
このスキャナでスキャンすると、自動的にクラウドストレージ（Google Drive）に保存されます。
操作が簡単なので、IT機器に疎い妻でも、小学1年生でも使えます。
これでルールは一つになりました。
もらってきた紙はスキャン
これだけ。
今まで、iX100とスキャンアプリを使っていたのですが、このスキャナにしてから子どももスキャンできるようになったので、非常に楽です。
学校プリントだけじゃない
ただすべてスキャンすることで、自分としてはメリットがいっぱいあるなと思っています。
- 素早く検索できる
- 通知で家族みんなが学校プリントを確認できる
- クラウドサービスに保存されているから、なくしても安心（バックアップ）
- どこでも学校プリントを手に入れられる（コンビニ印刷）
- 定期的に学校プリントを処分する手間がない
- 家族みんなで学校プリントを管理
自分の性格にも合っていると思っています。
子どもの学校プリントだけでなく、公的書類、保険証書、保証書などもすべてスキャンしています。基本的に配られたものはすべてスキャンです。
この方法にして一番良かったと思うのが、
誰か一人が大変になるわけじゃない、ということ。
別にプリントの整理・整頓はママがやらなければいけないことではないです。
それと、この管理方法は学校プリントの管理のためだけじゃないということも重要。
我が家では、同じルール「もらってきた紙はスキャン」の下で他の管理もしています。
- 学校プリントの管理
- 家の書類（保険証書、保証書、免許証など）管理
- 家計管理
たった一つの事を実現するために、一つのルールを増やしたのではなく、一つのルールで複数のことを効率よく快適にしました。
これによってストレスフリーにもなりましたし、なにより家に紙が散らばることがないので、キレイを保てる。
目的に対して手段が適切かどうか
子どものプリント整理・整頓術は、主にママさん向けに書かれていることが多いです。
基本的にママが整理することを前提に整理・整頓術が紹介されています。つまりママ（自分）が頑張って整理しないといけないわけです。
それでいいんですか？
今回紹介した方法は、自分が頑張る必要はないです。
目的達成のためにやることは、家族それぞれが持ち帰ってきたプリントをスキャンするだけです。
うちの年長の娘でもできることです。
スキャナーがなくても、目的が達成できる手段があればよいわけですが、うちの家庭の場合、スキャナーが適切と判断してドキュメントスキャナーを購入しました。
目的に対して、手段が適切かどうかを考え直してみるといいと思います。
それぞれのご家庭にあった方法があると思いますが、学校プリント管理方法の一つとして参考になれば幸いです。